コロナ禍で注目を集める”オンボーディング”とは？メリットや実際の施策の事例を紹介

新型コロナウイルスが拡がる前は、新人の戦力化は集合研修や配属先によるOff-JTなどが取り入れられていたのではないでしょうか。また、新型コロナウイルスが拡がる直前のタイミングでは、ラーニングウエアを使った研修も注目を集めるようになってきていました。

そのような流れのある中で、「新型コロナウイルス」がやってきました。採用手法なども大きく変化が求められる中、実は新人の定着化・戦力化のところで悩ましい問題が発生しているのが現状ではないでしょうか。

それは、「今まで通りのリアルな研修ができない」「社内の飲み会ができない」「シスターブラザー制度の密なコミュニケーションも難しい」という具体的なところからも挙げられると思います。 そもそも、ニューノーマルにおける業務フローの組み立てを既存社員同士で喧々諤々行っている最中で、まだルールが決まっていないという会社も多いでしょう。このような中で、どうやって新人に仕事を教えればよいのだろうかということは、 なかなか悩ましい問題ですね。

さて、今回のレポートのテーマは「オンボーディング」です。まだ聞きなれない言葉かもしれません。オンボーディングとは「新しく入った新入社員が早期に戦力化できるように既存社員など組織全体で新入社員をサポートする仕組みづくり」のことを指します。

聞きなれない言葉を覚えていただく必要は特にありませんが、簡潔に言うと、オンボーディングとは「新入社員の定着・戦力化の仕組み」となり、コロナ禍においては、今までのこの定着・戦力化の研修などの仕組みが物理的に成りたたなくなり、どうしたらよいのか悩ましくなったというのが現状ではないでしょうか。

ちなみに、言葉の意味は英語で書くと「On- Boarding」となります。つまり、「飛行機や船乗るという意味」になり、HRの中では造語として使われている言葉です。

皆さまは、新型コロナウイルスの影響を受ける前は、新人を定着化・戦力化させるためにどのような取り組みをしてきましたか。例をあげましょう。

・人間関係構築のために、飲み会などを内定者のころから定期的に実施してきた
・例えば、入社後は集合研修を実施し、ビジネスマナー研修や会社のルールを説明してきた
・例えば、ブラザーシスター制度を導入し、密なコミュニケーションをとるようにしてきた

各社ごとに毎年の決まり事として、当たり前に行ってきたと思います。
このような施策を多く実施して、しっかりと研修を行っても、新人の早期離職で頭を抱えてきた人事の方も多かったのではないでしょうか。

では、アフターコロナを見据えたニューノーマルの中にはおいて、定着化・戦力化をどのように考えていくか について考えていきます。ズバリ、コロナだから、ニューノーマルだからと言って「本質は変わらないこと」をまずは理解しましょう。

新人の定着化・戦力化において、大切なことは「Plan-Do-Check」となります。
コロナ禍になって、変わることは「手段」が変わるだけです。この点を間違えてはいけません。では、オンボーディングの「Plan-Do-Check」を考えるときに、 コロナ前後で変化するポイントについて考えてみましょう。

例えば、新卒採用の場合は内定を出す過程も含め、入社するまでの間にいかに人間関係を構築するかがポイントになります。
入社までの間にも人間関係の構築をする機会がいくつかあるという考え方です。
また、最も大切なポイントになるのが、入社日当日です。

入社日を適当に過ごすと、スイッチが切り替わらず、参加意識が低いままとなり、早期退職につながる可能性もあります。では、どのような準備が必要なのかということについてですが、基本的には「相手の立場で考える」ことが必要であると私は考えています。仮にテレワークで入社日もオンライン越しだとしても、考え方は同じです。「相手の立場」で考えるに尽きると思います。

当然、新入社員たちは緊張しているでしょう。画面越しではなく、会社で入社式がある場合で考えてみても、例えば、新入社員はこのようなこともわかりません。

・トイレはどこにあるのか？
・どの人が偉いひとなのか？
・そもそも職場の電気のスイッチの場所はどこなのか？

このような状況であることを理解しておくことが大切です。新入社員以外、全員が既に今の職場の日常に慣れています。自分が新入社員の時のことを忘れています。そのため、もう一度相手の立場で思い出すことが大切です。

そうすると、中小企業の入社式の恒例イベント、朝礼でまず新入社員の簡単な自己紹介が始まり、続いて、職場全員（20人～30人）が一斉に部署と名前を順番に名乗りだす自己紹介タイムが本当に必要なのかと疑問に思うわけです。そのようなことをされても、新入社員たちは覚えられませんよね。 この経験を皆がしているのであれば、少なくとも役職名とお名前の書いてある座席表を配布することの方が大切であると思います。

オンラインの場合でも発想は同じです。 更に遠隔になるわけですから、自己紹介をweb会議などで行う場合は、例えば、一回で名前を覚えられないことを想定して、レコーディング（録画）を許可しておくことも大切かもしれません。つまり、ポイントは相手の立場になって、お節介を焼く位で丁度よいということです。
それを行って、嫌がる新入社員はいないでしょう。

続いて、「どのように研修をするの？」という問題になってきます。今まではビジネスマナーなどのリアルな研修をしてきたところになります。こちらはオンライン研修へ移行という結論になります。

ここでオンライン研修に対して否定的になるのではなく、この状況ではオンライン研修以外になかなか選択肢がないので、研修担当者は発想を逆転させることが大切です。オンライン講座にした瞬間に、実際に研修を行っていたころよりも有名講師の研修を安く受けられるチャンスが来たと考えるに限ります。

外部のリアル研修ではなく、オンライン動画で有名講師の動画を新入社員は自宅で見て、その後に、web会議やテレビ会議などを活用し、新入社員同士で議論させ、人事が補足を行うという流れが理想であると思います。 オンラインの良さを活用しつつ、オンラインにない点をオフラインでカバーするイメージです。

オンボーディングで何よりも大切なことは管理体制です。オンライン化が進む中において、その重要性は増すことでしょう。
管理というと、例えば、オンライン講座をしっかりと視聴しているかの確認をすることだと考える方もいらっしゃいますが、もちろん、それも行います。このチェックは確実にやらなければいけないマイナス点のチェックです。

もう一つやらなければいけないことは、1on1のマネジメントです。つまり、対話です。実際の接点が少なくなり、オンラインの流れに多少でも移行するとなると、伝わり方や伝えたこと、学習の習熟度が表情などで測りにくくなります。

そう考えると、やはり大切なことは1on1で確認することになってきます。web会議やテレビ会議などを活用することで、移動時間などが省ける分、より多くの新入社員とコミュニケーションが図れるようになります。

本稿の最後に、オンボーディングを真剣に考えると企業は成長につながるということを、メッセージとして送らせていただきます。
この理由はとてつもなくシンプルです。早期退職防止・定着・戦力化の仕組みを真剣に考える会社が弱くなる訳がないと私は考えています。
仕組みを自社なりに考え、実践し、独自ノウハウ化させることで、強い組織が必ず作れるようになるでしょう。
ポイントはパッケージ商品ではなく、自分たちの理念・ミッション・ビジョンからしっかりと落とし込んだオリジナルの仕組みや名称の方が効果は高いと思います。

ぜひ、現状のオンボーディングがどうなっているのかという点から整理されてみてはいかがでしょうか。