採用業務へのRPAの導入～メリットと導入ポイントを事例から紹介

ポイント：業務フローはどうなっていて、どこをハイタッチorロータッチ or テックタッチで実施すべきか？

現状の採用フローを紐 解いていく活動です。業務手順をタスクごとに記載し、可視化していきます。矢羽根の形で記載していくのも良いのですが、修正の容易さや、後にRPA化する際にさらに細かいフローを追加する手軽さから、スプレッドシート等を活用するのもお勧めです。

最も採用決定に至っている採用手法から始めればよいため、（リファラルやSNS経由が大多数という一部の採用力のある企業を除けば、）人材紹介会社経由または採用媒体経由のフローが主要なシェアを占めるという企業も多いでしょう。

要素としては次の図を参考にしてください。

このようなフローを改めて採用チームで簡易的にでもよいので作成し、共有します。これだけでも、「こんなことしてたのね！」「ここは変更したいね。」というような議論が生まれるきっかけになります。

ハイタッチ/ロータッチ/テックタッチの概念は、時流としてカスタマーエクスペリエンス（CX）の観点で必須になってきており、採用も当該概念を模したエンプロイーエクスペリエンス(EX)の一部であるという捉え方が重要になってきています。ただ、難しい概念ではなく、採用活動を大切な候補者の体験とみた場合に、どのタスクを人が作業し（ハイタッチ：手厚く、ロータッチ：簡易に）、どのタスクをテクノロジーに代替してもらうことが望ましいか（テックタッチ）という整理をすることです。

図の通り、あるべき論（図中、赤字部分）でいくとテックタッチにできる部分が多そうだという部分も見えてきます。ただし、最初から全て自動化しようとすると大変です。工数なども確認し、最も自動化の効果があるところから実施するのが最善です。

ちなみに、筆者の経験としては、業務を可視化した際に、「メールを送付する」という行為が採用フローの中に10種類前後存在することが分かりました。かつ、そのうちの半分が一次面接結果を送付するまでのものであり、そこに工数が多大にかかっていることが見えてきました。

一次面接までであれば、ボリュームが多い割に個別対応は多くなく、テックタッチにしてもエンプロイーエクスペリエンス（EX） としては変わらないという仮説のもと、ロボットに一次面接の合否結果までのメールを送ってもらうように設計し運用していました。

採用管理システムの機能として「一次面接後、候補者へ不合格理由も添えて、一括でメールを送付する」という機能があればRPA化は不要でしたが、当時の管理システムにそのような機能は存在していませんでした。

人が都度管理システム上で、不合格理由を別ページから持ってきて、メールに貼り付けて、という作業をしている時間が非常に無駄であると感じ、ロボットに操作させてメールを一括で送るようにしていました。

ポイント：今の業務システムを前提とするか否か？

上記1で整理したエンプロイーエクスペリエンス(EX) を実現するためには、現状の採用管理システムを前提とせず、SaaS型の採用管理システムにリプレイスするだけでもよいかもしれません 。一方で、RPAは既存のオンプレミスのシステムについても操作できる範囲が広くなってきているため、既存システム×RPAということでエンプロイーエクスペリエンス(EX) を実現できるとの判断も現実的にはあります。

RPA化して自動化する 前段階として、現状の業務フローの前提となっている既存システムを変更することで改善できないのか、という観点を検討することが重要です。

理由は、運用フェーズに入った際のメンテナンスにかかる工数の問題があるためです。RPAは自社で比較的簡単に設計できるが故に、当然ながら不具合や修正等のメンテナンスも根本的な問題でない限り自社で実施するという前提となります。

当然ながらRPA化する範囲が広くなるほど、自社でのメンテナンス工数、管理工数もかかってくるため、可能な限り採用管理システムで解決できないか、という視点は重要になるということを強調しておきます。
（業務システムはRPAよりも融通は効かない一方で、不具合修正などのメンテナンスは当然ながら一任できるため。）

その後、RPAを活用することで飛躍的にEXの維持向上に対する生産性が高まることが見えてきたら、RPA化するタスクを検討していきます。

ポイント：テックタッチ部分のどこにRPAを適用するか？

採用管理システムを変更して対応するタスク、RPA化して対応するタスクの方向性が整理できたら、最後は実際にRPA化するタスクを詳細手順として書き出していきます。(※採用管理システムの変更で対応するタスクがある場合は、RPA化よりもまずはそちらの変更+運用開始にフォーカスすることをお勧めします。同時にRPA化を行うとリソースが分散して安定運用に支障を来すリスクが高まるためです。)

タスクの詳細手順のイメージとしては、図にある「採用管理システムにて該当候補者を確認する」というタスク一つとっても、RPA化するためにはさらなる分解が必要となります。
次に分解例を示します。

採用システムのURLを入力し、該当ページが表示されたら、ログインIDとパスを入力する
↓
ダッシュボード画面が表示されるので、画面左の「候補者一覧」を押下する
↓
候補者一覧に表示されている中で、「未確認一覧」を押下する

RPAの一番の課題は、自社でRPA化をしていく場合でも、外注して設計してもらう場合でも、さきほど手順3で示した粒度で記載すると、RPA化できるもの/できないもの、が現実的に見えてきてしまい、その判断ができなくなってしまうことです。どこまで自動化すればいいのか、念のため人が入って確認した方が良いのか悩んでしまう担当者も少なくないようです。

解決策としては、人が介入する部分をきちんと策定していくことも一つの手ではありますが、AIについても確認するべきでしょう。
例えば、AIチャットボットの使用などが話題をよんでいます。AIに採用に関するFAQなどを学習させることで、今まで人が対応していた簡易的なチャットを、ロボットに任せることができるのです。

今後、企業は自社の採用力強化のために、「採用機能自体を強化すること」に加えて、採用の「前工程」と「後工程」を強化する戦いの中に入っていくと予想されます。

特に 採用がもっとも重要な位置付けを占めるスタートアップやベンチャー企業などでは当然の手段として行われている部分もありますが、今後大手企業などにも逆輸入的に広まっていくものと予想されます。

「採用機能自体を強化すること 」というのは、人事ではなく事業に採用にコミットしてもらい、採用の工数確保やPDCAが回しやすい体制を作ることもその１つです。また、不明確になりがちなターゲットや人材要件の明確化に改めて時間を費やすこと、進化する採用手法を自社に合う形で取り入れることなど、採用機能単体として進化することをいいます。ここは当然ながら強化していく必要があり、RPA等のテクノロジーを活用することにより企画・実践する時間を創出することが重要になってきます。

一方で、採用の「前工程」＝「自社を認知してもらう」 体験とするのであれば、中・長期的な視点としてブランディングを高める活動、短期的な視点としてマーケティング要素をブレンドした(データドリブンに効果的な採用手法・媒体等を分析していく)活動も必要になってくるでしょう。

また、「後工程」＝「組織に所属することで、衛生要因や動機付け要因が一定程度満たされている状態」の 体験とするのであれば、昨今では企業の口コミサイトなどでそのような 体験の感想がすぐに世の中に出回り、採用力にも直結する観点から、採用/組織設計/人事制度運用の連携がさらに必要になってきます。

3～5年後を見据えると、現在は採用競争力がある中堅から大手企業においても、採用担当の視点からエンプロイーエクスペリエンス(EX)担当という視点にチームミッション自体を昇華させ、連携し、相応に協働することが当たり前になる時代がもうそこまで来ているのかもしれません。

※記事は執筆者個人の見解であり、パーソルキャリア株式会社の公式見解を示すものではありません。

HiPro Bizでは、採用活動のノウハウを豊富に蓄えた経営プロ人材が多数在籍しています。様々な業界出身のプロ人材がいるため、自社と事業内容の近いプロ人材に、自社の支援を頼むことが可能です。「RPAの導入を検討したい」「自社の採用活動をもっと効率化し、最適化したいけど、支援してくれる人がいない」という場合には、ぜひHiPro Bizのご利用をご検討ください。